Genomföra och slut-

rapportera

Genomföra och slutrapportera

När ni lämnat in er projektansökan till Jordbruksverket och fått ett positivt beslut från Leaders styrelse så kan ni sätta igång arbetet. Ni får tillgodoräkna er tid från dagen då er ansökan kom in via Mina sidor på Jordbruksverkets webbsida. Ni kan starta projektet innan ni fått formellt beslut från Jordbruksverket (ca 3-5 månader efter styrelsens beslut) men det sker då på egen risk.

Eftersom beslutet grundar sig på ansökan med projektplan och budget måste avvikelser från dessa meddelas till och godkännas av utvecklingskontoret. Annars finns risk att stödet inte kan betalas ut. Vi hjälper er att anpassa projektplanen vid behov.

Vi vill att ni ska lyckas och finns med under hela genomförandet. Vi erbjuder stöd vid ansökningar om utbetalningar och är inte längre bort än ett mejl eller telefonsamtal!

När ni avslutar projektet är det dags att ansöka om slututbetalning och redovisa. Det gör du via Mina sidor på www.jordbruksverket.se

Tänk på att höra av dig till oss på kontoret innan du skickar in ansökan om slututbetalning. Vi hjälper dig och tittar igenom dina underlag och redovisning. Detta gör vi för att minska risken för att utgifter som inte är godkända redovisas. Sådana fel går inte att rätta till i efterhand utan kan leda till avdrag på stödbeloppet.

Några råd och information på vägen

Ansök om förskott

Det finns möjlighet att ansöka om förskott på stödet så snart ni fått det formella beslutet från Jordbruksverket – det gäller alla förutom kommuner och myndigheter.

I beslutet kan ni se hur mycket stöd ni kan få från Jordbruksverket, projektstödsdelen. Det är den summan som ligger till grund för vad ni kan få i förskott. Ni kan ansöka om upp till 50% av projektstödsdelen i förskott, dock högst 250 000 kronor.

Kom ihåg att redovisa utgifter även för förskottet, det är en del av ert beviljade stöd. Redovisar gör ni i samband med ansökan om del- och slututbetalning.

Ni ansöker om förskott via Mina sidor på Jordbruksverkets webbsida.

Ansök om delutbetalning

Ni kan ansöka om delutbetalning när som helst efter ni har fått ert beslut om stöd och har haft utgifter för projektet.

Vi råder alla att göra en ansökan om utbetalning inom två månader in i projektet och därefter löpande varje kvartal under hela projekttiden. På så sätt är det enklare för er att upprätthålla er likviditet. Ni ansöker om delutbetalningar via Mina sidor på Jordbruksverkets webbsida.

Var noga med betalbevisen
Förutom fakturakopior behöver Ni även betalbevis där det framgår att betalningarna gått igenom. Ett betalbevis kan ni ladda ner från internetbanken, ofta går det att klicka på “Historiska betalningar” eller liknande. På betalbeviset ska följande framgå:

Betalningsdatum
Betalt belopp
Avsändare (vilket konto pengarna dragits ifrån)
Mottagare (att betalningen gått till samma plusgiro-, bankgiro eller kontonummer som står på fakturan)
Att betalningen är genomförd. “Omgående betalning” anses inte vara en genomförd betalning.

Undvik avdrag

Läs beslutet noggrant. Följ villkoren, beslutad projektplan och budget. Om ni avviker från projektplanen och ert beslut riskerar ni att inte få ut de pengar som ni har sökt. Det är enbart de utgifter som står i beslutet som ger rätt till stöd.
Var observant på slutdatumet för projektet. I ert beslut står projektets slutdatum och det är viktigt att ni skickar in ansökan om slututbetalning så att den har kommit in till Jordbruksverket senast detta datum. Om ni ansöker efter ert slutdatum kommer ni att få ett avdrag på det beviljade stödet.
Var noga med logotyperna. Se till att rätt logotyper kommer med på allt material. Missas detta finns det risk för avdrag. Vi kan ge dig råd om ni är osäkra.
Glöm inte att särredovisa projektets utgifter. För att undvika avdrag ska ni, vid ansökan om utbetalning, skicka med en rapport från bokföringen där endast de utgifter som tillhör projektet finns med
Hör av er till oss på kontoret vid frågor eller eventuella tveksamheter!

Rapportera ideell tid

För att underlätta arbetet med rapporteringen bör ni skriva ner de ideella timmar löpande under hela projekttiden. Ni får tillgodoräkna er tid från dagen då er ansökan kom in via Mina sidor på Jordbruksverkets webbsida.

Det går bra att skapa en egen Excel-fil eller så använder ni er av Jordbruksverkets blanketter, dessa finns på sidan blanketter och logotyper. Det viktiga är att det framgår vem som har gjort något, när det är gjort och vad som har gjorts. Listorna behöver även innehålla kontaktuppgifter, exempelvis telefonnummer, till dem som har bidragit med ideellt arbete.

En sammanställning ska mailas till din kontakt på utvecklingskontoret vid slutredovisningen.

Om det inte går enligt er plan

Under genomförandet av projektet är det viktigt att arbeta enligt projektplan och följa beslut om stöd. Hör av dig till oss på Leaderkontoret om något inträffar som gör att projektet inte kan genomföras på det sätt som det är tänkt. Likaså om mer tid behövs för att genomföra satsningen eller om finansieringen av projektet förändras. Det är viktigt att denna kontakt sker innan ni genomför några ändringar, annars finns risk att stödet inte kan betalas ut. Det kan behöva fattas ett nytt beslut som justeras efter de nya förutsättningarna.

Vid förändringar, som meddelats och godkänts av kontoret, ska ni skicka in en blankett till Jordbruksverket.

Slutrapportera

Var ute i god tid

I ert beslut står projektets slutdatum och ansökan om slututbetalning ska ha kommit in till Jordbruksverket senast detta datum. Om du ansöker för sent kommer ni att få ett avdrag på det beviljade stödet.

Om du, av någon anledning, inte kan slutredovisa projektet i tid är det viktigt att du ansöker om förlängning. Detta ska då ske före projektets ursprungliga slutdatum. Kontakta oss på kontoret.

Vi vill höra hur det gått

Vi tycker att det är spännande och givande att följa våra leadeprojekt. I samband slutredovisningen kommer vi därför vilja höra hur det har gått. Leaderprojekt inspirerar, berätta gärna för andra om oss! Tillsammans utvecklar vi en levande landsbygd.

Genomföra och slut-

rapportera